Bạn dự định tự tổ chức team building tại Nha Trang cho công ty nhưng không biết bắt đầu từ đâu ? Trong bài viết này, Ayago Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn “Cách tổ chức team building tại Nha Trang chuyên nghiệp” hoàn hảo & bài bản:

Cách tổ chức team building tại Nha Trang chuyên nghiệp (Phần 3)

Ở phần 1 & 2, Ayago Việt Nam đã chia sẻ đến các bạn “Cách tổ chức team building tại Nha Trang chuyên nghiệp” với các nội dung chi tiết:

– PHẦN 1: Cách tổ chức team building tại Nha Trang chuyên nghiệp (P1)

• 1. Mục đích công ty tổ chức team building tại Nha Trang là gì ?
• 2. Đối tượng tham gia chương trình team building công ty gồm những ai ?
• 3. Dự trù ngân sách tổ chức team building tại Nha Trang là bao nhiêu ?
• 4. Thời gian tổ chức team building tại Nha Trang phù hợp
• 5. Địa điểm tổ chức team building tại Nha Trang ở đâu

– PHẦN 2: Cách tổ chức team building tại Nha Trang chuyên nghiệp (P2)

• 6. Phân công công việc cho các thành viên
• 7. Sáng tạo ý tưởng tổ chức team building tại Nha Trang
• 8. Cách xây dựng kịch bản team building tại Nha Trang
• 9. Truyền thông nội bộ
• 10. Lập danh sách thành viên tham gia team building tại Nha Trang

Ở phần 3, các bạn sẽ nắm được thêm các nội dung chi tiết như sau:

11. Booking các dịch vụ

a) Đặt vé máy bay, tàu xe

Những tín đồ ưu xê dịch đều biết rằng vé máy bay hay tàu xe càng được đặt sớm thì giá vé càng thấp. Vì vậy, ngay khi có danh sách người tham gia, việc đầu tiên bạn cần làm là tiến hành booking vé máy bay, tàu xe.

Theo kinh nghiệm của Ayago Việt Nam, bạn nên chọn giờ khởi hành vào buổi sáng – thời điểm này đa phần các chuyến bay đều xuất phát đúng giờ. Thêm vào đó, ngay sau khi máy bay hạ cành và ăn trưa xong, bạn có thể làm thủ tục check in khách sạn để nghỉ ngơi.

b) Đặt phòng khách sạn, nhà hàng

Về khách sạn, bạn cần dựa vào số lượng nam/nữ, thành phần tham dự và nhu cầu của từng cá nhân (muốn ở riêng hay chung, ở cùng phòng với ai) để đặt phong cho phù hợp. Ngoài ra, mỗi khách sạn đều có quy định giá phòng khách nhau cho người lớn và trẻ em. Bạn nên hỏi rõ các khuyến mãi của khách sạn để được sử dụng dịch vụ với ưu đãi tốt nhất.

Về nhà hàng, nếu tổ chức tour du lịch team building trên biển, việc bạn chọn thực đơn sẽ dễ dàng hơn với các món hải sản hấp dẫn. Trường hợp tổ chức team building tại các khu du lịch, nghỉ dưỡng ở ngoại thành, hay tham khảo ý kiến của mọi người về việc lựa chọn thực đơn Á hay Âu, dùng set menu hay buffet.

Theo kinh nghiệm của Ayago Việt Nam, chơi team building xong sẽ rất mất sức và mọi người cần ăn nhiều hơn để bù đắp lại phần năng lượng đã tiêu hao. Vì vậy, bạn nên chọn thực đơn đầy đặn một chút để mọi người thoải mái thưởng thức nhé.

Tương tự như vé máy bay hay tàu xe, bạn càng đặt phòng khách sạn , nhà hàng sớm bao nhiêu thì càng có được giá tốt bấy nhiêu. Nên ưu tiên chọn những nhà hàng, khách sạn ở gần địa điểm tổ chức team building, hoặc các resort biển có sẵn bãi team building nếu có đủ chi phí. Bởi sau khi chơi team building xong, mọi người chỉ có một khoảng thời gian ngắn để trở về phòng nghỉ, sửa soạn và chuẩn bị cho chương trình gala dinner.

c) Thuê hướng dẫn viên, MC team building

Một tour team building sẽ thật tẻ nhạt nếu không có ai dẫn dắt, khuấy động và kết nối người với nhau. Một hướng dẫn viên trên thông thiên văn, dưới tường địa lý sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức thú vị, đương nhiên không thể thiếu sự hài hước để tổ chức các trò chơi nho nhỏ, gắn kết mọi người ngay từ trên xe.

Một Mc team building chuyên nghiệp là cầu nối truyền đạt nội dung chương trình, là người tạo nhiệt và giữ nhiệt để thổi bùng ngọn lửa khí thế trong mỗi thành viên cà cũng là người có khả năng xử lý mọi tình huống một cách thông minh, linh hoạt.

Lời khuyên của Ayago Việt Nam là bạn nên tìm các đơn vị cung cấp và cho thuê hướng dẫn viên, MC dẫn team building có uy tín tại Nha Trang với đội ngũ chuyên nghiệp, tránh gặp phải tình trạng “dở khóc dở cười” khi nhân sự thiếu kinh nghiệm hoặc “bùng show”.

d) Thuê thiết bị team building tại Nha Trang

Như đã nói ở trên, bạn cần phải có sự am hiểu về cách sử dụng các thiết bị, dụng cụ team building để tổ chức một chương trình team building chuyên nghiệp. Nếu thiếu sự am hiểu, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm thiết bị team building phù hợp với kịch bản trò chơi hoặc mất rất nhiều thời gian để thuê thiết kế hay sản xuất đồ chơi team building mới.

Để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp, cách tổ chức team building nhiều doanh nghiệp áp dụng là các công ty tổ chức team building uy tín lo toàn bộ phần team building từ lên ý tưởng, kịch bản trò chơi cho đến phần game tools, MC team building, hỗ trợ viên trong chương trình.

>> Bạn có thể tham khảo thêm đơn vị “Cho thuê vật dụng team building Nha Trang” uy tín tại Nha Trang

e) Thuê dịch vụ quay phim, chụp hình team building tại Nha Trang

Nếu trong công ty có sẵn một tay máy cừ khôi, bạn có thể tận dụng phân công nhiệm vụ này cho họ để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, mục đích tổ chức buổi team building là gắn kết nhân viên và sẽ thật thiệt thòi khi họ không được tham gia vào các hoạt động của chương trình như bao thành viên khác. Hãy mạnh tay thuê một ekip chụp ảnh, quay phim team building chuyên nghiệp tại Nha Trang để ai cũng được tham gia cuộc vui. Thêm vào đó, bạn còn có được những bức ảnh, video siêu đẹp để làm truyền thông đấy.

>> Bạn có thể tham khảo thêm đội ngũ Media chuyên nghiệp tại “Dịch vụ quay phim & chụp hình tại Nha Trang“

f) Cách xây dựng lịch trình tour team building

Tuỳ vào thời gian của chuyến đi, mỗi chương trình du lịch team building sẽ có một lịch trình khác nhau. Tuy nhiên, một kịch trình xây dựng hợp lý sẽ giúp bạn trải nghiệm nhiều hoạt động nhất có thể mà không bị rơi vào tình trạng quá tải. Theo kinh nghiệm của Ayago Việt Nam, lịch trình tour team building thông thường sẽ diễn ra như sau:

– Với chương trình team building 1 ngày

• Sáng: Khởi hành, ăn sáng, nghỉ ngơi và tổ chức team building
• Trưa: Tổ chức gala lunch
• Chiều: Tham quan, vui chơi tự do và kết thúc chuyến hành trình

– Với chương trình team building 2N1D

• Ngày 1: khởi hành tham quan, ăn trưa, nhận phòng khách sạn nghỉ ngơi, tổ chức team building, tắm rửa thay đồ, tham gia gala dinner, tự do khám phá về đêm.
• Ngày 2: Ăn sáng, tham quan mua sắm, check out (hoặc check-out rồi tham quan, mua sắm tuỳ thời gian cũng như cung đường di chuyển, bạn sắp xếp sao cho thuận tiện nhất)

– Với chương trình team building 3N2D

• Ngày 1: Khởi hành, tham quan, ăn trưa, nhận phòng nghỉ ngơi. Buổi chiều tham quan/ ăn chơi tự do, ăn tối.
• Ngày 2: Ăn sáng kết hợp chơi team building, ăn trưa, nghỉ ngơi. Buổi chiều tham quan/ ăn chơi tự do, gala dinner và tự do khám phá về đêm.
• Ngày 3: Ăn sáng, tham quan, mua sắm, check out

Một số lưu ý trong quá trình lên kế hoạch timeline chương trình:

– Tình trạng giờ cao su chắc chắn sẽ xảy ra. Để khắc phục điều này, bạn sẽ phải nhắc nhở mọi người liên tục thông qua quá trình truyền thông nội bộ. Tần suất sẽ tăng dần khi gần đến ngày tổ chức.

– Với các tour du lịch team building có quãng đường di chuyển trên 60km, không nên tổ chức chơi team building khi vừa đặt chân đến địa điểm. Mọi người cần được nghỉ ngơi sau khi trải qua một hành trình dài.

– Thời gian tổ chức team building nên diễn ra vào đầu buổi sáng hoặc cuối cuối chiều. Đây là thời điểm không quá ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong chương trình như tiệc gala dinner, hội thảo đào tạo, huấn luyện… Bên cạnh đó, thời tiết tại hai thời điểm này khá dễ chịu, không gây ảnh hưởng đến sức khỏe người chơi nếu bạn tổ chức chương trình team building ở ngoài trời.

– Gala dinner luôn được tổ chức vào buổi tối cùng ngày trước ngày trở về. Đây là buổi tổng kết giá trị, ý nghĩa của chuyến đi. Sau khi cùng nhau tham gia các hoạt động trong suốt chương trình, mọi người sẽ trở nên cởi mở hơn, gắn kết hơn và đêm gala dinner chính là lúc họ được kết nối với nhau bằng những dư vị lắng động, khó quên nhất.

12. Dự phòng các rủi ro trong quá trình tổ chức team building tại Nha Trang

99% các chương trình team building đều không tránh khỏi rủi ro trong quá trình tổ chức. Điểm khác biệt trong cách tổ chức team building của các công ty chuyên nghiệp chính là luôn lường trước rủi ro và dự phòng phương án xử lý, ứng phó trong mỗi tình huống. Một số rủi ro thường gặp trong tour team building:

a) Nhân sự thiếu kinh nghiệm

Trực tiếp tham gia vào quá trình vận hành và tổ chức, đội ngũ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của chương trình team building. MC giàu kinh nghiệm sẽ biết cách ứng phó và xử lý khéo léo với mọi tình huống. Ngược lại, nếu nhân viên âm thanh, ánh sáng thiếu kinh nghiệm sẽ rất khó để phối hợp ăn ý với những người trong team.

Cách ứng phó với các rủi ro về nhân sự:

• Lựa chọn nhân sự giàu kinh nghiệm, linh hoạt và trách nhiệm.
• Trước chương trình, có sự trao đổi, làm việc thống nhất giữa hai bên về cách xử lý nếu có tình huống bất ngờ phát sinh trong chương trình.
• Động viên tinh thần để nhân sự có tâm lý thoải mái và thái độ tích cực trong quá trình làm việc.

b) Thời tiết xấu

Đây là một trong những yếu tố khách quan gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình tổ chức team building. Gió, bụi sẽ gây cản trở người chơi. Nắng nóng gay gắt sẽ khiến tinh thần họ hạ nhiệt. Và tệ hơn nữa khi trời mưa bão bạn sẽ không thể tổ chức bất kỳ hoạt động nào.

Biện pháp ứng phó vớ các rủi ro về thời tiết:

• Tìm hiểu kỹ càng đặc điểm thời tiết, khí hậu của địa điểm tổ chức.
• Theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên để có những thay đổi hợp lý
• Chuẩn bị vật dụng che chắn: Mũ nón, phong bạt, áo mưa.

c) Dụng cụ team building không đảm bảo

Thiếu dụng cụ, dụng cụ không đúng kích thước, chủng loại, chất lượng dụng cụ, thiết bị không đảm bảo… là một trong số những rủi ro thường gặp.

Cách xử lý rủi ro về dụng cụ chơi team building:

• Có check list với thông tin chi tiết về số lượng, hình ảnh đạo cụ.
• Kiểm tra chất lượng thiết bị khi nhận bàn giao từ đơn bị cho thuê đồ chơi team building.
• Yêu cầu đơn bị cho thuê hướng dẫn cách vận hành và những lưu ý trong quá trình sử dụng dụng cụ để đảm bảo an toàn.

d) Sự an toàn của người chơi team building

Ngoài rủi ro về sự an toàn trong quá trình sử dụng thiết bị team building, người chơi còn có thể gặp rủi ro liên quan đến địa hình tổ chức, những xung đột trong quá trình chơi…

Một số biện pháp bảo đảm sự an toàn cho người chơi:

• Sử dụng trang phục, dụng cụ bảo hộ cho người chơi như gang tay, đệm gối, mũ bảo hiểm.
• Tránh chọn các địa hình chơi team building dễ bị thương như nền gạch cứng, cẩn trọng với địa hình ao hồ sông biển.
• MC cần dẫn dắt và xử lý tình huống khéo léo để tránh xảy ra xích mích, xung đột.
• Dự phòng hộp y tế

e) Rủi ro về timeline chương trình

Bạn dự định khởi hành lúc 07:00 nhưng quá nhiều nhân viên cao su thời gian nên phải tới 7:45 cả đoàn mới có thể xuất phát. Điều này kéo theo sự chậm trễ của tất cả các hoạt động khác trong cả một ngày. Một rủi ro khác những người chưa có kinh nghiệm tổ chức team building chuyên nghiệp thường gặp phải là thiếu khả năng ước lượng thời gian cho từng hoạt động trong chương trình, dẫn đến phải huỷ bỏ một số hoạt động trong dự định.

Để khắc phục những vấn đề trên, giải pháp Ayago Việt Nam đưa ra giúp bạn:

• Lên kế hoạch với thời gian chi tiết cho từng hoạt động, bao gồm cả quá trình di chuyển, thời gian chuẩn bị, thời gian set-up địa điểm tổ chức.
• Xác định thứ tự ưu tiên cho từng hạng mục. Không nên sắp xếp lịch trình quá dày đặc để dẫn đến sự chồng chéo.
• Luôn thông báo, nhắc nhở người tham gia các hoạt động tiếp theo trong quá trình để họ có sự chuẩn bị.

13. Vận hành tổ chức chương trình team building tại Nha Trang

Kịch bản, timeline chương trình đã xây dựng chi tiết. Giờ là lúc bạn thực hiện hóa kế hoạch tổ chức team building của mình. Hãy thể hiện mình là người biết cách tổ chức team building chuyên nghiệp với những lưu ý sau:

– Vai trò người lãnh đạo: Sẽ thật khó khăn khi bạn vừa tham gia các hoạt động, vừa phải có cái nhìn bao quát tổng thể toàn bộ chương trình để có những quyết định và điều chỉnh hợp lý. Nhưng hãy cố gắng nhé, thành quả sau chương trình sẽ là sự đền đáp xứng đáng cho những nỗ lực của bạn.

– Vai trò người truyền lửa: Trong vai trò người tổ chức, bạn chính là linh hồn của chương trình. Nếu bạn mất tinh thần, các thành viên khác cũng sẽ sớm nhận ra điều đó và không còn tâm trí tham gia nữa. Hãy là người tạo lửa và truyền lửa để thúc đẩy tinh thần và kết nối thành viên trong cả đoàn nhé.

– Vai trò người giải cứu: Bạn thấy đấy, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong một chương trình team building. Nhiều khi có thể lường trước, đôi khi không. Vì vậy, hãy xung trận trong tâm thế thế người giải cứu để sẵn sàng ứng biến kịp thời trước mọi tình huống.

14. Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm

Chúng ta luôn trưởng thành sau những bài học. Kết thúc chương trình, bạn hãy tổng kết những gì mình đã làm được và chưa làm được. Kết hợp với ý kiến đánh giá của toàn bộ nhân viên công ty để đúc rút kinh nghiệm cho những lần sắp tới. Chẳng ai biết cách tổ chức team building chuyên nghiệp ngay từ lần đầu. Người ta tổ chức mãi thì thành ra chuyên nghiệp thôi.

15. Truyền thông sau chương trình team building tại Nha Trang

Chúng ta có thể lãng quên kỷ niệm trong một khoảnh khác, nhưng những bức ảnh và video sẽ giúp chúng ta lưu giữ và nhớ mãi về hành trình ấy.

Bạn hãy:

• Chọn lọc và tạo một album với những bức ảnh đẹp nhất, đáng nhớ nhất đăng lên trên fanpage/group truyền thông của chương trình.
• In một vài bức ảnh đẹp để trưng bày văn phòng
• Lưu ảnh ở thư mục chung của công ty để mọi người có thể xem và sử dụng bất kỳ lúc nào.

Đây cùng là cách làm vô cùng hiệu quả để thúc đẩy nhân viên hưởng ứng và tham gia các chương trình tổ chức team building cũng như hoạt động văn hoá nội bộ tiếp theo của công ty.

Trên đây là hướng dẫn Cách tổ chức team building tại Nha Trang chuyên nghiệp (P3) từ Ayago Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức team building tại Nha Trang. Chúc bạn có một chương trình thành công và sớm trở thành một chuyên gia tổ chức team building thực thụ nhé. !

(Hết phần 3 – The End) | Ayago Việt Nam